محتوای جلسه

دستورجلسه

بررسی  فرایندهای اموزشی  و امور جاری در سامانه جامع   آموزشی

جمع بندی و مصوبات

بسمه تعالی

موضوعات  مطرح و نتایج به شرح ذیل مقرر شد:

1- فرایندهای صدور احکام محرومیت از تحصیل به علت عدم مراجعه و اتمام سنوات تحصیلی:

الف: لینک راهنما جهت    صدور احکام محرومیت از تحصیل توسط مرکز فناوری ، ایجاد و در سامانه جامع اموزشی (بهستان)  گنجانده شود . (مدت زمان تعیین شده : دو هفته کاری)

ب:4 نفر ساعت اعلام شده توسط شرکت مجری برای اصلاح تاریخ محرومیت از تحصیل تایید و مقرر شد توسط خانم صالحی پیگیری و نتیجه به اداره کل خدمات آموزشی اعلام گردد . (مدت زمان تعیین شده : 2 هفته کاری)

ج: قانون مشروطی(ایجاد محرومیت درصورت  3 نیمسال مشروطی جهت مقطع کارشناسی ) توسط خانم شاهسوار در سامانه جامع آموزشی اصلاح گردد .

2 – فرایند تغییررشته :

مقرر گردید فرایند ابطال کارت در فرایند تغییر رشته ای درون دانشکده ای حذف گردد ( در پایان به دانشجو اعلام گردد: جهت ابطال کارت دانشجویی قدیم و دریافت کارت دانشجویی جدید به اداره آموزش دانشکده / دانشکدگان مراجعه نماید ).همچنین  اصلاحات اعلام شده مربوط به فرایند تغییررشته دانشجویان مقطع کارشناسی (موضوع نامه شماره 369120/122 مورخ 13/12/1402 اداره کل خدمات آموزشی) توسط مرکز فناوری برطرف و فلوچارت نهایی جهت بررسی و تایید به اداره کل خدمات آموزشی ارسال گردد . (مدت زمان تعیین شده : 10 روز کاری )

3- فرایند تعیین استاد راهنما در ریزنمرات مقطع دکتری تخصصی و تاریخ تعیین آن:

ریزنمرات یکی از دانشجویان مقطع دکتری تخصصی بررسی و مقرر شد:

الف: عناوین : تاریخ تصویب موضوع رساله (سطر اول ریزنمرات ) و تاریخ تایید استاد راهنما در فرایند تصویب (سطر سوم ریزنمرات ) حذف گردد.

ب: در سطر دوم، عنوان تاریخ تصویب موضوع رساله و تعیین استاد راهنما به: تاریخ تعیین زمینه پژوهش و استاد راهنما  تغییر یابد .

ج: در سطر سوم: عنوان فارسی پروپوزال به : عنوان رساله تغییر یابد .

پس از اصلاحات فوق الذکر ترتیب درج به شرح ذیل در ریزنمرات درج شود :

1. تاریخ تعیین زمینه پژوهش و استاد راهنما
2. عنوان رساله
3. تاریخ تصویب طرح پیشنهادی رساله

(مدت زمان تعیین شده: 3 روز کاری)

4-فرایند صدور گواهی رتبه اول کارشناسی در ادامه فرایند رتبه اول کارشناسی ارشد :

مقرر گردید:

الف: گزارش 275 به صورت آیکون در فرایند صدور گواهی رتبه (در مقطع کارشناسی و کارشناسی ارشد) گنجانده و پس از مشاهده به پرونده الکترونیکی با عنوان سند (گزارش 275 ) انتقال یابد.

ب: متن گواهی مقطع کارشناسی صادره توسط سیستم با گواهی ارسالی از سوی اداره کل خدمات آموزشی مغایرت دارد و مقرر گردید مجددا گواهی با اعلام اصلاحات لازم به مرکز فناوری ارسال گردد

5-.فرایند صدور گواهی اشتغال به تحصیل شماره 17 (مختص دانشجویان غیر ایرانی):

با توجه به در دست اقدام بودن اصلاح فرایند در مرکز فناوری ، مقرر شد اداره دانشجویان غیر ایرانی به مدت یک هفته ی کاری از سامانه جامع آموزش، گواهی مذکور را اخذ ننماید تا فرایند اصلاح و توسط مرکز فناوری به اداره کل خدمات اموزشی اعلام گردد .

6-مقرر گردید کارپوشه فرایند کمیسیون بررسی موارد خاص ارسالی از دانشکده/دانشکدگان به  کارتابل کارشناس اداره کل خدمات آموزشی از فرایندهای دیگر (مانند: انتقال، انصراف و... ) مجزا و در یک کارپوشه به عنوان کمیسیون بررسی موارد خاص  قرار گیرد .

7-  بند اول مکاتبه اداره کل امور دانشجویی با مرکز فناوری اطلاعات جهت اصلاح بخش دانشجویی فرایند دانشنامه در سامانه بهستان(حذف درخواستهای دانشنامه قبل از سال 1400 دانش آموختگانی که عملیاتی نشده است ) بررسی گردید و با توجه به  مراتب ذیل مورد موافقت قرار نگرفت:

الف-  ایجاد درخواست ،منوط به ارائه هزینه توسط متقاضی و به حساب غیر قابل بازگشت معاونت اموزشی می باشد .

ب:در صورت ایجاد درخواست مجدد ،  دانش آموخته می بایست  هزینه صدور دانشنامه را مجددا پرداخت نماید و این امر موجب بروز اشکال و اعتراض دانش آموختگان می گردد.

ج: پس از تکمیل مدارک  و نواقص و  ارسال درخواستهای قبل از سال 1400، تسویه بدهی با صندوق رفاه توسط کارشناس اداره کل خدمات آموزشی بررسی و در صورت تکمیل بودن کلیه ی مدارک، دانشنامه صادر می شود .

8-ایجاد نامه مرکزمشاوره در فرایند کمیسیون بررسی موارد خاص:

مجدد فرایند مورد بررسی قرار گرفت و مقرر گردید مرکز مشاوره دانشگاه در فرایند کمیسیون بررسی موارد خاص گنجانده و درصورت تایید آن مرکز ، فرایند ادامه یابد.

مقرر  شد درخصوص ایجاد مرحله مرکز مشاوره در فرایند مذکور، موضوع با حضور رییس محترم مرکز مشاوره بررسی و نتیجه جهت اصلاح فرایند به مرکز فناوری اعلام گردد .

9 – فرایند مهمان تکدرس:

مقرر شد در جلسه اینده کمیته تخصصی مدیریت فرایندهای آموزشی  دانشگاه تهران توسط اداره کل برنامه ریزی و معماری سازمانی   از مسئولین اداره کل امور مالی و   آقای تورانی (رییس حسابداری معاونت آموزشی ) نیز دعوت بعمل آید تا  موضوع تخصیص یک شماره حساب مستقل جهت واریز شهریه مهمان تکدرس   بررسی گردد  تا فرایند مذکور توسط مرکز فناوری تکمیل و جهت اقدام به واحدها اعلام گردد .

10- گزارش 1301 جهت بهره برداری در جلسات کمیسیون بررسی موارد خاص:

20 نفر ساعت اعلام شده توسط شرکت مجری جهت ایجاد ستون : موضوع در گزارش 1301 تایید و مقرر شد اقدام مقتضی بعمل آمده و نتیجه جهت بهره برداری به اداره کل خدمات آموزشی اعلام گردد.

11- سامانه پرونده الکترونیکی:

با توجه به جابجایی سیستم پرونده الکترونیکی و مهاجرت به سامانه جدید ،مقرر گردید:

الف: انواع گواهی های اشتغال به تحصیل که جهت انتقال به نشانی پست الکترونیکی دانشجو، الزاما باید اول در پرونده الکترونیکی درج گردند ، از پرونده ها حذف گردد.

ب: جهت اسناد قابل حذف و غیر ضروری ، در جلسات آینده با حضور برخی از روسای اموزش دانشکده/ دانشدگان موضوع مطرح و اسناد مشخص گردند.

ج: در خصوص آرشیو پرونده الکترونیکی ، اعلام نظر رسمی اداره کل خدمات آموزشی (موضوع نامه شماره 180840/122 مورخ 3/7/1402 ) ملاک انجام کار قرار داده شود .

امور جاری:

1. موضوع اصلاح ساختار 3 سطحی و ایجاد حجم و فشار مضاعف بر سیستم  توسط جناب آقای دکتر مرتضوی ،  مطرح و عنوان گردید فرصت 4 تا 6 ماه، جهت انجام امر فوق مورد نیازمی باشد و مرکز فناوری نمی تواند در فرصت فوق فرایند جدیدی را اعمال نماید . پیشنهاد گردید این زمان از انتهای آبان ماه سال جاری تا اسفند ماه در نظرگرفته شود.
2. مقرر گردید تقویم آموزشی بعد از تهیه به مرکز فناوری دانشگاه نیزارسال گردد .(پیشنویس ارسال شده است)
3. درخصوص نوورودیهای سال تحصیلی 1404-1403  مقرر جلسه هماهنگی امور بین اداره کل خدمات اموزشی و مرکز فناوری برگزار گردد .

جلسه در ساعت 45/10 خاتمه یافت .